Werkkostenregeling maakt personeelsevents op eigen locatie nóg aantrekkelijker

De nieuwe belastingwet Werkkostenregeling (WKR) vraagt om meer bewustwording van de invulling van bedrijfsevenementen. Kennis nemen van de regeling en creativiteit in de omgang met de voorwaarden zijn nodig om het organiseren van een bedrijfsfeest aantrekkelijk te houden. Dit jaar bent u nog vrij om voor de nieuwe regeling te kiezen, in 2014 wordt de regeling voor iedereen verplicht.

 

Wat houdt de regeling in?
Door de WKR kunnen bedrijven maximaal 1,6% van het totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. Daar vallen ook bedrijfsfeesten, bedrijfsuitjes en andere funonderdelen buiten de dienstbetrekking bij. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. De verwachting is echter dat door het Lente-akkoord de vrije ruimte nog verruimd wordt.

 

Welke gevolgen heeft dit voor u als opdrachtgever?
In het kort kan worden gezegd dat voor zover activiteiten overwegend een zakelijk karakter hebben vrijstellingen van toepassing zijn. Wanneer de activiteiten vooral een consumptief karakter hebben is sprake van een personeelsfestiviteit. De kosten die hiermee samenhangen kunnen als eindheffingsbestanddeel aangewezen worden. De specifieke omstandigheden zijn bepalend of er in een evenement onderscheid aangebracht moet worden tussen de verschillende onderdelen. De invulling van het programma en de tijdsbesteding bepalen of een onderdeel de vrije ruimte aantast.

 

Een grote rol voor de vraag ‘Valt mijn evenement nu wel of niet binnen het forfait van de WKR?’ speelt de locatie waar het event gehouden wordt. Zodra de locatie van het evenement tot de werkplek behoort vallen de meeste voorzieningen van het feest onder de nihilwaardering. De kosten vallen dan wel onder het forfait, maar worden niet als zodanig opgenomen als extra kostenpost en tasten de vrije ruimte dus niet aan.

De werkplek houdt voor de wetgever in: alle gebouwen, terreinen en accommodaties van een werkgever waarop de Arbo-wetgeving van toepassing is en waar arbeid wordt verricht. Voorbeelden hiervan zijn de kantine en bedrijfshal. Maar ook het parkeerterrein benut voor het plaatsen van een tentpaviljoen behoort tot de werkplek indien het terrein bij de locatie van de werkgever hoort en de Arbo-wetgeving van het bedrijf daarop van toepassing is. Voor een braakliggend terrein van de werkgever geldt echter geen nihilwaardering omdat daar naar alle waarschijnlijkheid de Arbo-regels niet op van toepassing zijn en er geen arbeid wordt verricht.

Dit betekent dus dat de waarde van het personeelsfeest op de werkplek op nihil gewaardeerd mag worden inclusief de meeste consumpties op de werkplek (fris, wijn, bier, bittergarnituur, etc). Wanneer het hapje tijdens dit personeelsfeest echter verandert in een maaltijd geldt in beginsel een andere waardering omdat er een maaltijd op de werkplek wordt genuttigd. In dat geval dient u een door de Belastingdienst vastgesteld bedrag te administreren binnen het forfait ongeacht de kosten van de maaltijd.

 

Conclusie
Als algemene conclusie kan worden gesteld dat vanaf 1 januari 2014 festiviteiten bij voorkeur op de werkplek zouden moeten plaatsvinden. Voorop gesteld en tevens als tip: de bewijslast ligt niet bij de Belastingdienst, maar bij u als opdrachtgever/werkgever. U moet dus aan de voorkant al goed inkaderen wat het doel van het event is en hoe de invulling ervan daaraan bijdraagt. Met alleen een fun karakter komt u al snel in de problemen, want fun-elementen worden onder de werkkostenregeling zwaar belast wanneer het forfait wordt overstegen.

 

Als bron voor bovenstaande is gebruik gemaakt van artikelen van Eventbranche.nl en de Belastingdienst. U kunt hier ook terecht voor meer informatie over de WKR.